Cómo usar Microsoft OneNote para la gestión de proyectos

OneNote es más que un programa para tomar notas. Es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples. 6 Consejos de administración de proyectos que puede usar para organizar su vida. 6 Consejos de administración de proyectos que puede usar para organizar su vida. La administración de proyectos es la profesión de hacer las cosas. Nuestros consejos lo ayudarán a aplicar la perspectiva, las habilidades y las herramientas de un gerente de proyecto para organizar su propia vida. Leer más en pequeños equipos. Y, a diferencia de Evernot, ¿Cómo migrar de Evernote a OneNote y por qué debería migrar de Evernote a OneNote y por qué debería pensar que Microsoft OneNote es mejor que Evernote? O tal vez, simplemente se adapta a su estilo de gestión de proyectos. De cualquier manera, aquí se explica cómo puede migrar fácilmente todas sus notas de Evernote a OneNote. Más información e, OneNote es completamente gratuito OneNote ahora es realmente libre con más funciones que antes de que OneNote ahora sea realmente libre con más funciones que antes de que Evernote ya no gobierne la gran cantidad de aplicaciones para tomar notas. Microsoft anunció recientemente que OneNote sería más libre que nunca. Permítanos mostrarle lo que esto significa en términos de características y funcionalidad. Lee mas .

Le mostraremos cómo puede utilizar OneNote para la gestión de proyectos, ya sea solo o con su equipo, y le mostraremos características básicas y avanzadas de OneNote en el camino..

1. Usa cuadernos, secciones y páginas

Con OneNote, puedes Crea tantos cuadernos como quieras. Dentro de cada cuaderno, puede mantener varias secciones (las pestañas se enumeran en la parte superior). Y dentro de cada sección, puede crear subpáginas (listadas en el lado derecho). Esta estructura es ideal para recolectando y organizando información.

Recomiendo crear cuadernos separados para todos tus proyectos. Puede usar las secciones para realizar un seguimiento de los resultados o fases principales de cada proyecto. Cómo organizar cualquier proyecto con una estructura de desglose del trabajo. Cómo organizar un proyecto con una estructura de desglose del trabajo. Un viaje de mil millas comienza con un solo paso. Cada proyecto complejo consta de múltiples componentes. La Estructura de Desglose del Trabajo puede ayudarlo a identificar todos los pasos y ponerlos en secuencia. Lee mas . Las páginas le permiten subdividir más cada sección.

Digamos que uno de sus proyectos es organizar un evento y usted necesita encontrar un lugar, un proveedor y una banda. Cada uno de estos son entregables, es decir, secciones.

Cuando realice una investigación para cada uno de estos elementos, puede almacenar sus resultados en una página de la sección correspondiente. Otras páginas en la misma sección pueden estar dedicadas a las listas de sus próximos pasos, información de contacto, detalles de reserva, etc..

2. Compartir Cuadernos

OneNote es multiplataforma 5 razones por las que debe tomar notas con OneNote en cualquier lugar 5 razones por las que debe tomar notas con OneNote en cualquier lugar Pocas cosas son tan importantes como la capacidad de tomar buenas notas, especialmente para los estudiantes. OneNote es perfecto para notas sobre cursos. Creemos que encontrará que también es genial para organizar otra información. Lee mas . Está disponible en Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile y en la Web. Los usuarios de Chrome pueden usar OneNote Clipper para capturar material de cualquier sitio web.

¿Quieres capturar y compartir cualquier cosa en la pantalla de tu escritorio de Windows? Utilice el conveniente Windows + Shift + S Tecla de método abreviado para la función Recorte de pantalla en OneNote.

La información se puede compartir y acceder fácilmente desde casi cualquier dispositivo.

Cuando trabajas en equipo, puedes compartir cuadernos y dejar que todo el equipo contribuya. Continuando con el ejemplo del evento de arriba, varios miembros de su equipo podrían ayudar a investigar el lugar, el proveedor y la banda, mientras que otros podrían usar la información finalizada para ponerse en contacto con los posibles candidatos para solicitar presupuestos, discutir los detalles y hacer reservas..

Cuando cree un nuevo cuaderno, OneNote le preguntará si desea invitar a la gente.

Para compartir un cuaderno existente, vaya a Archivo> Compartir. Aquí puedes Compartir con la gente individualmente o Obtener un enlace para compartir, Ya sea para ver o editar el cuaderno, que puede enviar a su equipo..

3. Organizar datos en listas y tablas

Todo es más fácil de digerir cuando se presenta de manera estructurada. Puede utilizar listas para recopilar ideas o delinear objetivos del proyecto. Las tablas pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de las partes interesadas, los recursos o los horarios.

Insertar una tabla

Para crear una tabla, vaya a Insertar> Tabla y seleccione el tamaño. Puede agregar filas y columnas adicionales más adelante: haga clic con el botón derecho en la tabla y vaya a Tabla> Insertar ... Aquí encontrará más funciones de formato de tabla, como ordenar, sombrear u ocultar bordes.

Crear listas

OneNote admite tres tipos de listas: con viñetas, numeradas y listas de verificación. El formato específico de las viñetas y los números se puede personalizar. Las listas de verificación se pueden combinar con listas numeradas o con viñetas.

Para crear una lista, escriba algunos elementos y resáltelos. El menú de formato flotante debería aparecer. Si no hace clic con el botón derecho en la lista, seleccione Balas, Numeración, o Etiquetar como hacer (también conocido como lista de verificación).

Métodos abreviados de teclado de OneNote Cómo encontrar todos los atajos de teclado de Microsoft Office que pueda necesitar. Cómo encontrar todos los accesos directos de teclado de Microsoft Office que pueda necesitar. Encontrar una lista completa de métodos abreviados de teclado puede ser una tarea. ¡Deje que Word genere automáticamente una lista de todos sus accesos directos! También encontrarás atajos de teclado para otras aplicaciones de Office. Lee mas :

• CTRL +1 = listas de control
• CTRL + . = balas
• CTRL + / = números

Nota: Si bien puede crear listas de tareas con OneNote 5 Consejos para usar OneNote como su lista de tareas 5 Consejos para usar OneNote como su lista de tareas ¿Está creando una lista de tareas en su lista de tareas? Configúrelo en OneNote para que las cosas se realicen de la manera más sencilla posible. Obtenga más información, es una herramienta deficiente para realizar un seguimiento de las tareas sensibles al tiempo, a menos que vincule OneNote con Outlook Convierta Outlook en una herramienta de administración de proyectos con la integración de OneNote Convierta Outlook en una herramienta de administración de proyectos con la integración de OneNote OneNote puede hacer más de lo que cree. Le mostraremos cómo convertir su lista de tareas de Outlook en una potente herramienta de gestión de proyectos con el complemento de OneNote para Outlook. Lee mas .

Como muestra el artículo de Ryan, OneNote ofrece una integración perfecta con Microsoft Outlook. Por ejemplo, puedes crear “que hacer” Artículos de actas de reuniones en OneNote. Vincular OneNote a Outlook le permite organizar todos estos elementos de tareas diarias en un solo lugar.

Las tareas se pueden recopilar en Outlook desde todas las páginas del proyecto en sus cuadernos de OneNote. Cuando completa una tarea en Outlook, la tarea correspondiente se marca como completada en la página respectiva de OneNote.

4. Seguimiento de correos electrónicos y compartir información

El correo electrónico es una herramienta de comunicación efectiva para proyectos, pero es una manera pobre de mantener un registro de información o archivos importantes. Además, no todos deben ser controlados mientras se lleva a cabo una conversación que conduzca a una decisión. ¿Cómo entonces mantienes a todos informados??

Para compartir información, puede utilizar Outlook Enviar a OneNote Haga clic en el botón de la cinta de opciones o puede arrastrar manualmente los correos electrónicos a un cuaderno compartido. De esta manera, cualquier persona puede ponerse al día con la conversación o encontrar detalles cuando sea necesario..

Además de los correos electrónicos de Outlook, puede compartir contenido de otras fuentes. Para personalizar cómo OneNote maneja el contenido entrante, vaya a Archivo> Opciones> Enviar a OneNote. Puede elegir configuraciones personalizadas para Elementos de Outlook, Contenido web, Imprimir en OneNote y recortes de pantalla. La configuración predeterminada es Siempre pregunta dónde enviar..

Incluso puede reenviar correos electrónicos o contenido de correo electrónico directamente a OneNote usando [email protected] desde una cuenta de correo electrónico autorizada. Diríjase a la página de configuración de correo electrónico de OneNote para agregar y seleccionar direcciones de correo electrónico y elija el destino predeterminado para el contenido entrante.

5. Configurar una Wiki de equipo

Ya sea que desee realizar un seguimiento de los contactos del equipo, registrar sus lecciones aprendidas en múltiples proyectos u ofrecer un resumen de procesos específicos, OneNote funciona increíblemente bien como un wiki compartido y editado en colaboración. Una característica que necesitarás para hacer que esto funcione, es vincularla a cuadernos, secciones, páginas y párrafos..

Haga clic con el botón derecho en un cuaderno, sección, página o área en una página y seleccione Copiar enlace a ... Ahora pegue el enlace en cualquier lugar de su cuaderno. Alternativamente, puede resaltar y hacer clic derecho en un elemento, seleccione Enlazar… , elija el cuaderno, la sección o la página a la que desea enlazar y haga clic en DE ACUERDO para agregarlo.

Una forma rápida de vincular a una página es escribir [[nombre de la página]]. Si la página no existe, se creará instantáneamente..

6. Hacer reuniones más productivas

Es imposible trabajar con un equipo y no tener reuniones. Para obtener lo mejor de sus reuniones, prepare una agenda y tome las actas de las reuniones. Esto le ayudará a aprovechar al máximo el tiempo de la reunión y hacer un seguimiento de todo lo que se dijo y se decidió.

Los beneficios de mantener notas de reuniones en OneNote son múltiples:

• Usted puede Importar detalles de la reunión desde Outlook a través de Inicio> Detalles de la reunión.
• Usted puede tomar notas o grabar audio 12 consejos para tomar mejores notas con Microsoft OneNote 12 consejos para tomar mejores notas con Microsoft OneNote Estos 12 consejos le muestran cómo tomar mejores notas en MIcrosoft OneNote. Hoy en día, la toma de notas digitales tiene tanto que ver con la habilidad, como con la herramienta. Lee mas desde múltiples dispositivos.
• Usted puede incluso notas de escritura a mano en su tableta y conviértalos a texto usando el OCR de OneNote 10 maneras únicas de usar Microsoft OneNote 10 maneras únicas de usar Microsoft OneNote OneNote es una de las aplicaciones más subestimadas de Microsoft. Está disponible en casi todas las plataformas y puede hacer muchos trucos que no esperaría de una aplicación para guardar notas. Lee mas .
• Cuando trabajas desde un cuaderno de proyecto compartido, todos tienen acceso automáticamente; de lo contrario es fácil de compartir.
• Finalmente, no tiene que crear su agenda o notas desde cero cada vez porque OneNote admite plantillas Cómo usar plantillas de OneNote para estar más organizadas Cómo usar plantillas de OneNote para estar más organizadas OneNote es una excelente manera de mantener tus pensamientos organizados, y las plantillas pueden hacer que el proceso sea aún más fácil. Aprenda a usar, editar y crear sus propias plantillas con esta guía. Lee mas .

7. Usa plantillas de proyectos

Para proyectos iterativos con procesos recurrentes, puede ser una gran ayuda haber probado plantillas confiables para trabajar. Cuando haga que las listas de verificación o los horarios de trabajo estén disponibles como plantilla, su equipo ahorrará tiempo. Es menos probable que se pierda un elemento y aumente la consistencia en todo su equipo.

OneNote viene con una selección de plantillas predefinidas, que incluyen varias diferentes para notas de reuniones.

Encontrarlos en Insertar> Plantillas de página…> Negocios. Cuando esté planeando una reunión, use una de esas plantillas para crear la agenda y basar sus notas en la reunión.

Para crear una plantilla personalizada, prepare su diseño preferido en OneNote, luego vaya a Insertar> Plantillas de página ... y haga clic Guardar la página actual como una plantilla en el fondo.

OneNote le pedirá que agregue un Nombre de la plantilla y si lo desea, puede configurarlo como Plantilla por defecto para nuevas páginas en la sección actual..

La próxima vez que necesite su plantilla, búsquelo en la lista debajo de Insertar> Plantillas de página…> Mis plantillas.

¿Te unes al equipo de OneNote??

OneNote no podrá reemplazar el software profesional de administración de proyectos como Microsoft Project. Sin embargo, puede ser una herramienta poderosa para proyectos simples y equipos pequeños. El Sistema de Pruebas Fool para Planificar y Gestionar Proyectos Múltiples El Sistema de Pruebas Fool para Planificar y Administrar Proyectos Múltiples La Planificación de Horizon es un sistema fácil de administrar múltiples proyectos activos e inactivos. Es increíblemente irrompible cuando se trata de esas distracciones diarias garantizadas. Te mostramos cómo configurarlo digitalmente. Lee mas . Y es gratis.

¿Está utilizando Microsoft OneNote para gestionar proyectos? ¿Qué otros usos has descubierto y qué funciones han sido más útiles??

Por favor, comparte tus experiencias en los comentarios para que otros puedan beneficiarse.!

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