Cómo utilizar Evernote para gestionar tus reuniones

¿Sabía que las últimas herramientas proporcionadas por Evernote la convierten en una aplicación muy útil para administrar reuniones??

Organizar y administrar reuniones es una parte tediosa pero importante de hacer las cosas, y no me di cuenta de lo útil que podría ser Evernote para crear agendas de reuniones y tomar minutos hasta hace poco. Las últimas funciones 8 actualizaciones de Evernote que debes saber sobre 8 actualizaciones de Evernote que deberías conocer Parece que cada dos meses, Evernote recibe actualizaciones adicionales. Algunos se lanzan silenciosamente, mientras que otros son altamente anticipados por los usuarios pesados ​​de Evernote. Desde que escribí mi último artículo sobre el nuevo diseño de Evernote y ... Leer más para agregar listas de tareas, crear tablas, compartir notas y cuadernos, y adjuntar documentos, hace de Evernote una herramienta ideal para administrar reuniones.

Si es nuevo en Evernote, descargue nuestro manual gratuito y no oficial de Evernote para comenzar a utilizarlo rápidamente..

Crear una plantilla

Todos los equipos, comités y organizaciones tienen necesidades y propósitos únicos, pero cuando se trata de crear una agenda de reunión, hay algunos elementos estándar que probablemente incluirá en cada reunión. Antes de su próxima reunión, cree una plantilla de notas que se utilizará para la agenda y las actas de su reunión.

Prefiero usar la función de tablas de Evernote para la agenda y los minutos porque se redimensiona automáticamente a medida que se agrega contenido. Las columnas y las filas no se pueden agregar ni eliminar, pero como uso la tabla como plantilla, esto no es un gran problema. Agregar los nombres de los asistentes regulares facilita la comprobación de quién asistió a la reunión.

Guardo la fecha y la hora de la reunión en la sección del título de la nota para que sea más fácil para mí y para otros miembros del equipo identificar esa información. Otra pieza atractiva de formato para una agenda es el elemento del menú de la regla horizontal especial de Evernote (Formato> Insertar regla horizontal).

Duplique su nota de agenda y pruébelo la próxima vez que tenga una reunión real para ver qué necesita ser revisado. Cuando esté satisfecho con los resultados, puede duplicar la plantilla para futuras reuniones y, por supuesto, guardar todas las notas de sus reuniones en un cuaderno designado. También puede exportar (Archivo> Exportar nota) la nota de la plantilla a su carpeta de documentos o cuenta de Dropbox, y vuelva a importar una copia cuando sea necesario.

Enlace a otras notas

Al preparar la agenda de su reunión, puede o no saber que los enlaces externos y los enlaces a las notas se pueden agregar a los elementos de su nota de la reunión. Para agregar un enlace externo, seleccione y haga clic con el botón derecho en un elemento de la nota y elija Enlace> Añadir enlace ... e inserte la URL externa.

Para vincular a otra nota en su Evernote, haga clic con el botón derecho en la nota en un fragmento, tarjeta o vista de lista y seleccione Copiar nota de enlace. Pegue el enlace como lo haría con cualquier enlace externo para vincular a la nota. Esto es muy útil para agregar los resultados de reuniones anteriores a su agenda actual o para discutir los elementos del menú para los cuales tiene otros materiales en Evernote..

Compartir y colaborar

Si bien hay varias buenas aplicaciones de agenda y minutos disponibles para iPad MinuteTaker y Meetings Help You Produce informes profesionales de minutos de iPad MinuteTaker and Meetings Help You Produce informes profesionales de minutos de iPad Reuniones a través de la Web, también hice referencia a algunos minutos tomando aplicaciones. Si bien muy pocos de nosotros ... Leer más, prefiero usar Evernote debido a sus características de colaboración y colaboración. Esto facilita compartir agendas y reuniones en línea o por correo electrónico con su equipo y otros asistentes a la reunión.

Otra ventaja de este tipo de intercambio es que los enlaces a sus notas de la reunión siempre incluirán cambios y actualizaciones de las notas, y que el diseño de las notas de Evernote es profesional en una página web.

Si usa una cuenta premium de Evernote, puede compartir notas con otros usuarios de Evernote, especialmente con fines de colaboración. Las notas compartidas se pueden configurar para acceso de solo lectura o de lectura y modificación. Evernote realiza un seguimiento de quién modificó las notas, y si hay algún conflicto en el sistema, Evernote crea automáticamente un duplicado de su nota en conflicto para que el problema se pueda resolver..

Recordatorios

Otra característica útil en Evernote es la capacidad de configurar recordatorios. Personalmente, adjunto un recordatorio a la agenda de la reunión que me recuerda que debo enviar las actas a los asistentes unos días antes de la reunión. Los recordatorios de Evernote se mostrarán en todos los dispositivos que tengan instalado Evernote.

Durante la reunión

Si bien Evernote es, por supuesto, útil para tomar minutos, muchas versiones incluyen una función de presentación para mostrar la agenda de su reunión y otras notas a través de la pantalla del proyector, así como una herramienta de marcador incorporada para resaltar contenido.

La herramienta de presentación incluye un elemento del menú para presentar una nota en otra pantalla, pero necesitará hacer clic o tocar el botón de presentación en la barra de herramientas cada vez que cambie a una nota diferente, así que asegúrese de practicar el modo de presentación. antes de tu reunion La característica de presentación también podría ser utilizada como un digital “pizarra” para ideas de lluvia de ideas.

La herramienta de grabación de audio también es útil para grabar partes de la reunión que desea revisar más adelante. Es posible que necesite un micrófono externo, en lugar del micrófono interno de su Mac o PC, para obtener una grabación de buena calidad de una sala llena de gente.

Evernote no permite en este momento que dos o más personas colaboren en vivo en las notas, pero una actualización reciente del servicio en línea LiveMinutes permite la colaboración en vivo usando las notas de Evernote.

Posterior a la reunión

Al igual que con las agendas, Evernote hace conveniente compartir también las actas de su reunión casi inmediatamente después de que se complete la reunión. Los colaboradores del equipo pueden hacer los ajustes necesarios a las actas, y las actas pueden usarse para preparar la agenda para la próxima reunión.

La belleza de usar Evernote es que todos sus minutos se guardan en una libreta para un fácil acceso. Después de acumular muchas notas minuciosas, puede seleccionarlas todas y combinarlas en una nota enorme o exportarlas a un disco local (Archivo> Exportar Notas) donde se pueden recuperar si los necesitas de nuevo.

Observe también que cuando se seleccionan varias notas en un cuaderno, se puede crear una tabla de contenido para esa colección. El TOC se crea como una nota y es una excelente manera de compartir una lista de minutos completados a lo largo del tiempo.

Se adapta a sus necesidades

El uso efectivo de Evernote para ayudar a organizar y dirigir sus reuniones requiere que esté familiarizado con muchas de las funciones avanzadas del servicio. Si los miembros de su equipo también están usando el servicio, puede facilitar la organización, colaboración y compartir los materiales de la reunión, y significa usar menos aplicaciones para hacer las cosas..

Háganos saber si utiliza Evernote para preparar y celebrar reuniones en los comentarios a continuación..

Explorar más sobre: ​​Evernote, Software de organización.